Szintetika Kft.

Szintetika Kft.
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DATENVERARBEITUNGSVERZEICHNIS

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Dieses Datenverarbeitungsverzeichnis informiert über die Datenverwaltungsaktivitäten der Szintetika Kft. (Firmenregisternummer: 08-09-002364, Sitz: 9023 Győr, Mészáros L. Str. 5.; Steuernummer: 10671478-2-08) basierend auf den Datenverwaltungsvorschriften des Unternehmens, so dass das Unternehmen die Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen bei der Verwaltung ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden Verordnung)  und dem Gesetz CXII. von 2011 zum Recht auf informationelle Selbstbestimmung und Informationsfreiheit entspricht (im Folgenden: Infotv.)
Der Zweck dieser Informationen besteht darin, natürliche Personen, die mit dem Unternehmen verbunden sind, über die Verwaltung ihrer personenbezogenen Daten, die relevanten internen Regeln und Maßnahmen des Unternehmens zu informieren. Das Informationsblatt ist öffentlich zugänglich auf der Website des Unternehmens (gdpr.szintetikapartner.hu)
Die Verordnung betrachtet Einzelunternehmer und Einzelunternehmen als natürliche Personen und gilt daher auch für sie. Sie gilt jedoch nicht für juristische Personen und deren Daten.

WESSEN DATEN VERARBEITEN WIR?

1. Kontaktdaten natürlicher Vertretungspersonen von juristischen Personen (Kunden, Käufer, Lieferanten)
• Umfang der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten: Name der natürlichen Person, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Online-Kennzeichen (z. B.: szintetikapartner.hu).
• Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten: Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen im Zusammenhang mit der Erfüllung von Transaktionen, die mit dem juristischen Partner der Szintetika Kft. abgeschlossen wurden.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: die Zustimmung der betroffenen Person auf der Webschnittfläche oder schriftlich (Anhang Nr. 1), die von einem Mitarbeiter der Szintetika Kft. vorbereitet und unterzeichnet wird, wenn der Partner registriert wird, nachdem der Inhalt der Vorschriften erläutert wurden. Die Erklärungen müssen während der Datenspeicherung aufbewahrt werden.
• Die Verwalter personenbezogener Daten und Mitarbeiterkreis, die auf die Daten zugreifen können: die Abteilungen Logistik, Verkauf, Einkauf, Buchhaltung der Szintetika Kft. Welche Daten des jeweiligen Partners von welchem Mitarbeiter der oben genannten Gruppe eingesehen werden können, ist im Unternehmensverwaltungssystem immer an Benutzerrechte gebunden. Beispielsweise kann ein Einkäufer nicht die personenbezogenen Daten des Ansprechpartners eines Großhandelspartnerunternehmens sehen, sondern nur die Mitarbeiter, die für die Bestellungen des jeweiligen Partners verantwortlich sind.
• Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: solange der Geschäftspartner ein aktiver Partner der Szintetika Kft. ist, 3 Jahre nach der letzten Transaktion.
2. Die Kontaktdaten von natürlichen Personen, Kunden, Käufern, Lieferanten und die gesetzlich vorgeschriebenen Daten, damit die Szintetika Kft. eine Rechnung, Gutschrift oder ein anderes handelsbezogenes Dokument für den jeweiligen Kunden ausstellen oder annehmen kann.
• Umfang der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten: Name der natürlichen Person, Steuernummer, Steueridentifikationsnummer, Unternehmerausweisnummer, Personalausweisnummer, Wohnanschrift, Sitzadresse, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website Adresse, Bankkontonummer, Online-Kennzeichen (z. B. : szintetikapartner.hu).
• Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten: Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen im Zusammenhang mit der Erfüllung von Transaktionen mit natürlichen Personen von Partnern der Szintetika Kft., Sicherstellung des Dateninhalts der gemäß dem Rechnungsstellungsverfahren vorgeschriebenen Quittungen, zwecks Erfüllung der von gesetzlich vorgeschriebenen Steuer- und Buchhaltungspflichten (Buchhaltung, Steuern).
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Das Gesetz über Rechnungslegung, Mehrwertsteuer und persönliche Einkommenssteuer erfordert die Aufnahme und Verarbeitung bestimmter obligatorischen Daten auf einer Rechnung, zusätzlich zu diesen Daten die Zustimmung der betroffenen Person auf der Webschnittstelle oder schriftlich (Anlage Nr. 2), die bei der Registrierung des Partners von einem Mitarbeiter der Szintetika Kft. vorbereitet und unterschrieben wird, nachdem der Inhalt der Vorschriften erläutert wurde. Erklärungen sind so lange aufzubewahren, solange die Daten gespeichert werden.
• Die Verwalter personenbezogener Daten und Mitarbeiterkreis, die auf die Daten zugreifen können: Logistik, Verkauf, Einkauf, Buchhaltung der Szintetika Kft. Welche Daten des jeweiligen Partners von welchem Mitarbeiter der oben genannten Gruppe eingesehen werden können, ist im Unternehmensverwaltungssystem immer an Benutzerrechte gebunden. Beispielsweise kann ein Einkäufer nicht die personenbezogenen Daten des Ansprechpartners eines Großhandelspartnerunternehmens sehen, sondern nur die Mitarbeiter, die für die Bestellungen des jeweiligen Partners verantwortlich sind.
•    Dauer der Aufbewahrung personenbezogener Daten: 8 Jahre nach Rechnungsstellung der letzten Transaktion für die vom Rechnungslegungsgesetz geforderten Daten, im Falle anderer oben genannter personenbezogener Daten, solange der Geschäftspartner ein aktiver Partner der Szintetika Kft. ist. 3 Jahre nach dem letzten Kauf.
3. Die Bewerbung und der Lebenslauf von Bewerbern, einschließlich ihrer persönlichen Daten, und die Notizen des Arbeitgebers, die während des Vorstellungsgesprächs gemacht werden, werden während des Einstellungsverfahrens behandelt.
• Der Umfang der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten umfasst alle Daten, die uns der Bewerber freiwillig in seinem Lebenslauf zusendet, die er uns freiwillig während des Vorstellungsgesprächs mitteilt.
• Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Beurteilung des Bewerbers. Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags mit dem erfolgreichen Bewerber.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: die Zustimmung des Bewerbers, die durch die Zusendung des Lebenslaufs während des Bewerbungsverfahrens erteilt wird.
• Die Verwalter personenbezogener Daten und Mitarbeiterkreis, die Zugriff auf die Daten haben: die Person, die berechtigt ist, Arbeitgeberrechte auszuüben, der ernannte Manager der beworbenen Stelle, der Ausübende der Arbeitgeberbefugnis, Mitarbeiter und Datenverarbeiter, die Arbeitsaufgaben wahrnehmen.
• Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: Ende des Probezeitraums des am Ende der Bewerbung ausgewählten Gewinners. Wenn wir die personenbezogenen Daten des Bewerbers länger aufbewahren möchten, bitten wir um die Zustimmung des Bewerbers.

DATENVERWALTUNG IM ZUSAMMENHANG MIT MARKETINGAKTIVITÄTEN

4. Wir bereiten einen Newsletter über unsere regelmäßigen Aktionen und Unternehmensnachrichten vor, den wir per E-Mail oder per Post an die Partner senden, die sich für den Newsletter angemeldet haben. Wir versenden den Newsletter an unsere Großhandelspartner, dessen Rechtsgrundlage die schriftliche oder elektronische Einwilligung des Partners ist.
• Umfang der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse des Empfängers.
• Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten: Versand eines Newsletters.
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: schriftliche Zustimmung des Antragstellers (Anhang 4).
• Die Verwalter personenbezogener Daten und Mitarbeiterkreis, die Zugriff auf die Daten haben: die Marketingmitarbeiter des Unternehmens und diejenigen, die den Newsletter versenden.
• Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: bis unser Unternehmen einen Newsletter vorbereitet oder bis der Partner, der den Newsletter abonniert hat, diesen abbestellt. Die Kündigung können Sie per E-Mail oder per Post veranlassen.
5. Für Wiederverkäufer erhalten wir ein B2B-Bestell- und Informationssystem für unsere Partner aufrecht. Das Websystem importiert und exportiert alle Daten aus dem integrierten Unternehmensmanagementsystem der Firma, sodass keine separaten Daten auf dem Websystem verarbeitet werden. Die Nutzung des Websystems ist passwortgeschützt und durch Berechtigungsstufen geregelt, sodass nur diejenigen, die innerhalb des Unternehmens die Berechtigung nach Punkt 1 und 2 haben, auf Partnerdaten zugreifen können.
6. Zur Präsentation und Förderung unserer exklusiven Kollektion halten wir eine informative Webseite auf den Domains www.interiart.hu und www.interiart.eu aufrecht. Auf der Webseite werden die Kontaktinformationen (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) unserer Partner (juristische oder natürliche Personen), die unsere gesamte Kollektion verwerten, für Interessenten öffentlich zugänglich gemacht.
• Umfang der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten: Im Falle einer natürlichen Person (Partner) Firmenname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Zweck des Umgangs mit personenbezogenen Daten: Information potenzieller Interessenten über die Erreichbarkeiten von Geschäften.
• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: die schriftliche Zustimmung der betroffenen Person, welche die in Punkt III.3 des mit uns abgeschlossenen Handelsvertrages angegeben wurde.  
• Die Verwalter personenbezogener Daten und der Kreis der Mitarbeiter, die auf die Daten zugreifen können: die angegebenen Daten können von Mitarbeitern der Marketingabteilung verwaltet werden und sind für Besucher von www.interiart.hu und www.interiart.eu zugänglich.
• Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: solange der Handelsvertrag in Kraft bleibt.

7. Wir präsentieren und popularisieren unsere Produkte und Dienstleistungen auch auf unserer Webseite www.facebook.com/interiart.hu.
Für Besucher der oben genannten Facebook-Seite gelten die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von Facebook. Wir verarbeiten keine von Besuchern veröffentlichten personenbezogenen Daten. Eine Frage oder ein Kommentar auf der Facebook-Seite gilt nicht als offiziell eingereichte Beschwerde. Bei Veröffentlichung rechtswidriger oder beleidigender Inhalte kann die betroffene Person ohne weiteres von der Mitgliedschaft ausgeschlossen und der Kommentar gelöscht werden. Wir übernehmen keine Verantwortung für von Nutzern veröffentlichte Dateninhalte, die gegen das Rechtsnorm verstoßen, sowie für Fehler oder Störungen, die sich aus dem Betrieb von Facebook ergeben.

DATENVERARBEITUNGSTÄTIGKEIT

8. Erfolgt die Lieferung unserer Produkte nicht durch unseren Handelsvertreter oder wird unser Produkt nicht persönlich abgeholt, geben wir bestimmte personenbezogene Daten an den Kurierdienst weiter, um Post- oder Kurierdienste in Anspruch zu nehmen. Der Umfang der personenbezogenen Daten darf nichts anderes sein als die Lieferadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Beauftragte Post- und Kurierdienstleister sind Unternehmen innerhalb der Gemeinschaft, die sich ebenfalls an das Datenschutzrecht der Europäischen Union halten und somit den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.
Wir erklären, dass wir während der Datenverarbeitung kein Profiling, keine automatische Datenverarbeitung oder Beschlußfassung auf der Grundlage der gesammelten Daten durchführen. Unser Unternehmen sammelt personenbezogene Daten nur für die Zwecke und Regeln, die in diesem Datenverarbeitungsverzeichnis enthalten sind.

MASSNAHMEN ZUR DATENSICHERHEIT

9. Wir speichern und schützen unsere Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung oder unbefugtem Zugriff mit modernen Technologien, die für kleine und mittlere Unternehmen verfügbar und erschwinglich sind. Wir schützen unser IT-System mit einem Virenschutz und einer Firewall. Wir behandeln die bei uns registrierten personenbezogenen Daten vertraulich und unsere Mitarbeiter sind zur Geheimhaltung verpflichtet. Der Umfang der für Mitarbeiter zugänglichen personenbezogenen Daten ist auf Berechtigungsstufen beschränkt.
10. Datenschutzvorfall, versehentliche oder rechtswidrige Zerstörung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Zugriff auf die verwalteten Daten. Dies kann den Verlust eines Firmen-Laptops, -Tablets oder -Telefons, das einfache Wegwerfen von Gehaltsunterlagen, Umsatz- oder anderen Ausweisungen, unbefugtes Kopieren oder Übertragen, Hacken eines Servers oder Netzwerks, Virenbefall umfassen.
Es muss alles getan werden, um Zwischenfälle zu verhindern. Mitarbeiter sind verpflichtet, der Unternehmensleitung Meldung zu erstatten, wenn ihnen ein Datenschutzvorfall oder ein darauf hinweisender Vorfall auffällt. Datenschutzvorfälle oder Sicherheitslücken können unter der zentralen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Unternehmens melden.
Wir beginnen unverzüglich mit der Untersuchung des gemeldeten Sicherheitsvorfalls unter Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter und Partnerunternehmen (z. B. beauftragter Unternehmer, der IT-Dienstleistungen erbringt). Wir prüfen, ob personenbezogene Daten betroffen sind und benachrichtigen gegebenenfalls die Inhaber der personenbezogenen Daten. Wir werden schnellstmöglich mit der Schadensbeseitigung beginnen.

RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

11. Die oben definierten betroffenen Personen haben das Recht, vorab über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten informiert zu werden. Der Betroffene kann per E-Mail oder Brief an office@szintetika.hu Auskunft darüber verlangen, welche seiner personenbezogenen Daten wir verarbeiten, und er kann auf diesem Weg auch die Löschung, Aktualisierung oder Einschränkung personenbezogener Daten verlangen.
Die in der Verordnung festgelegten Rechte und Pflichten können gemäß Abschnitt 5, Artikel 23 der Verordnung durch Rechtsvorschriften der EU oder der Mitgliedstaaten eingeschränkt werden.
Dem Betroffenen steht ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

BEARBEITUNG VON ANFRAGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER DATENVERWALTUNG

12. Wir informieren die betroffene Person innerhalb von 1 Monat über die Maßnahmen, die hinsichtlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person getroffen wurden. Unter Berücksichtigung der Komplexität und Anzahl der Maßnahmen kann die Verwaltung um weitere 2 Monate verlängert werden, worüber die betroffene Person innerhalb der Monatsfrist informiert wird. Die Maßnahmen werden laut Verordnung gebührenfrei durchgeführt. Ist der Antrag jedoch offensichtlich unbegründet oder – insbesondere wegen wiederholter Art – übertrieben, können wir die Bearbeitung unter Angabe der Gründe ablehnen oder eine einmalige Bearbeitungsgebühr von 10.000 HUF erheben.
Wenn wir Zweifel an der Identität des Antragstellers haben, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um die Identität der betroffenen Person zu bestätigen.




DATENVERARBEITUNGSVERZEICHNISSzintetika Kft.office@szintetika.hu+36 96 618 200