Szintetika Kft.

Szintetika Kft.
EN HU DE RO HR SI SK CZ

INFORMARE PRIVIND STOCAREA DATELOR

PREVEDERI GENERALE

Prezentul act cuprinde prevederile firmei Szintetika Kft despre protecția datelor cu caracter personal, cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului-privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și dreptul privind libera circulație a acestor date conf. Legii CXII. din anul 2011.

Acest document cu caracter informativ are ca scop informarea persoanelor fizice despre utilizare datelor cu caracter personal, despre regulamentul intern al firmei referitor la aceste date și despre măsurile luate de firmă. Prezentul act poate fi vizualizat pe pagina firmei (gdpr.szintetikapartner.hu).

Conform regulamentului, persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale sunt considerate ca și persoane fizice, de aceea acest regulament se referă și la ei.

DESTINATARI

1. Datele cu caracter personal ale reprezentanților, ca persoane fizice, ale clienților persoane juridice, cumpărători și furnizori:

  •  Categorii de date cu caracter personal utilizabile: numele / prenumele persoanei fizice, funcția, nr. telefon, adresă de e-mail, date de identificare online (ex. pe szintetikapartner.hu).
  • Scopul utilizării datelor cu caracter personal: contactul comercial cu clienții persoane juridice cu care firma Szintetika Kft este în relație comercială.
  • Temeiul juridic al utilizării datelor cu caracter personal: acordul clientului, dat prin pagina web sau în scris (anexa 1), care va fi întocmit de firma Szintetika Kft și înaintat spre semnare în momentul înregistrării partenerului. Regulamentul va fi adus la cunoștința clientului înainte de întocmirea acordului. Acordurile vor fi păstrate până la stocare a datelor.
  • Categoria operatorilor care au acces la datele cu caracter personal: Compartimentul de Logistică, de Vânzări, de Import, de Contabilitate al firmei Szintetika Kft. Accesul la date este legat de drepturile utilizatorilor, este determinat cine la ce date are acces. De exemplu, cei de la Compartimentul Import nu au acces la datele persoanei de contact al unui partener de afaceri. Aceste date vor fi accesibile de angajații care se ocupă de comanda partenerului.
  • Perioada de stocare a datelor cu caracter personal: data, până la care, relația de afaceri este activă între partener și Szintetika Kft, adică 3 ani, calculat de la data ultimei tranzacții.

2. Datele de contact și datele clienților persoane fizice, cumpărătorilor, furnizorilor, care conform legii, sunt necesare pentru ca firma Szintetika Kft să emită sau să acceptă facturi, note de creditare și alte documente comerciale

  • Categorii de date cu caracter personal utilizabile: nume/prenume persoană fizică, număr certificat de înregistrare pentru persoane fizice autorizate, număr carte de identitate, domiciliul, sediul social, adresă punct de lucru, nr. telefon, adresă e-mail, adresă site, cod bancar, data de identificare (ex.: szintetikapartner.hu). 
  • Scopul utilizării datelor cu caracter personal: contactul comercial cu clienții persoane fizice cu care firma Szintetika Kft este în relație comercială, necesitatea datelor trecute pe factură, conform normelor contabile (contabilitate, fiscalitate)
  • Temeiul juridic al utilizării datelor cu caracter personal: reglementează datele care obligatoriu trebuie trecute pe factură, conform Legii Contabilității, Codului fiscal (cu privire la TVA) și Legii pt. impozitarea veniturilor persoanelor fizice. În afară de aceste date, acordul clientului ( anexa. 2) prin websop sau în scris, care în momentul înregistrării clientului va fi înaintat spre semnare. Despre acest lucru clientul este informat înainte de semnarea acordului. Acordurile vor fi păstrate până la stocare a datelor.
  • Categoria operatorilor care au acces la datele cu caracter personal: Compartimentul de Logistică, de Vânzări, de Import, de Contabilitate al firmei Szintetika Kft. Accesul la date este legat de drepturile utilizatorilor, este determinat cine la ce date are acces. De exemplu cei de la Compartimentul Import nu au dreptul să vadă datele persoanei de contact al unui partener de afaceri, aceste date vor fi accesibile de angajații care se ocupă de comanda partenerului.
  • Perioada de stocare a datelor cu caracter personal: Datele menționate în Legea Contabilității trebuie păstrate 8 ani, calculate de la data ultimei facturi. În cazul celorlalte date cu caracter personal până la data la care relația de afaceri este activă între partener și Szintetika Kft, adică 3 ani, calculat de la ultima achiziție.

3. Datele cu caracter personal ale candidaților la posturi vacante, cele menționate în CV-uri și cele trecute în notițele făcute în cursul interviului, vor fi tratate pe timpul procesului de examinare.

  • Datele cu caracter personal sunt datele care sunt trecute în CV și care sunt trimise cu acodul candidatului și datele comunicate de candidat la interviu.
  • Scopul utilizării datelor cu caracter personal este selectarea candidaților. Cu candidatul ales va fi încheiat contract de muncă.
  • Temeiul legal al utilizării datelor cu caracter personal: acordul candidatului, care va fi dat cu trimitera CV-ului.
  • Categoria operatorilor care au acces la datele cu caracter personal: persoana desemnată pentru drepturile angajaților, șeful compartimentului postului la care se candidează, personalul responsabil în domeniul resurselor umane.
  • Perioada de stocare a datelor cu caracter personal: până la sfârșitul perioadei de probă al candidatului ales. În cazul în care dorim ca datele să fie stocate și după această perioadă, vom solicita acordul candidatului.

UTILIZAREA DATELOR PENTRU ACTIVITĂȚI DE MARKETING

4. Promoțiile, discounturile actuale sunt comunicate printr-un buletin informativ, trimis partenerilor prine-mail sau prin poștă. Acest buletin informativ este trimis partenerilor persoane juridice, pe baza acordului partenerului dat în scris sau în format electronic.

  • Categorii de date cu caracter personal: nume/prenume destinatar, adresa, adresa de e-mail
  • Scopul utilizării datelor cu caracter personal: trimiterea buletinului informativ
  • Temeiul legal de utilizare al datelor cu caracter personal: acordul solicitantului dat în scris (anexa 4.)
  • Categoria operatorilor care au acces la datele cu caracter personal:personalul compartimentului de marketing și personalul responsabil cu trimiterea buletinului informativ
  • Perioada de stocare a datelor cu caracter personal: timpul necesar pentru întocmirea buletinului informativ sau perioada în care dorește primirea buletinului informativ, determinat de solicitant. Stoparea poate fi solicitat prin e-mail sau prin poștă.

5. Distribuitorii și partenerii noștrii au la dispoziție un sistem informativ și de comenzi B2B. Sistemul web importă și exportă toate datele din sau în sistemul nostru integrat de conducere. Din această cauză datele în sistemul web nu sunt tratate separat. Utilizarea sistemului web este legat de parolă/cod de acces. Acces la aceste date are personalul menționat în pct. 1 și 2.

6. Pentru prezentarea colecției noastre exclusive am creat sistemul nostru web informativ www.interiart.hu și www.interiart.eu. Pe aceste pagini, pentru persoanele care sunt interesați de aceste produse, sunt disponibile datele de contact ( adresă, adresă e-mail, nr. telefon) ale partenerilor (persoane juridice și fizice) care dispun de toată colecția.

  • Categorii de date cu caracter personal: în cazul persoanelor fizice denumirea magazinului, adresa, adresa de e-mail, nr. telefon
  • Scopul utilizării datelor cu caracter personal: Punerea datelor de contact referitoare la magazine, la dispoziția celor interesați de aceste produse.
  • Temeiul legal de utilizare al datelor cu caracter personal: Acordul scris al partenerului, dat în pct. III 3 al contractului comercial încheiat.
  • Categoria operatorilor care au acces la datele cu caracter personal: datele vor fi tratate de compartimentul de marketing, și vor avea acces vizitatorii paginii www.interiart.hu și www.interiart.eu
  • Perioada de stocare a datelor cu caracter personal: termenul de valabilitatea al contractului comercial

7. Produselor și serviciilor noastre sunt prezentate, promovate și pe pagina de www.facebook.com/interiart.hu al firmei noastre. În cazul vizitatorilor paginii facebook se aplică reglementările din politica de utilizare și securitatea datelor al paginii Facebook. Nu sunt tratate datele personale postate ale vizitatorile. Întrebarea sau comentarea pe facebook nu este considerat ca și plângere. Membrul care pune postări insultătoare sau ilegale va fi exclus din grup, iar comentariile,postările vor fi șterse. Nu răspundem de postările insultătoare, ilegale ale vizitatorilor, și de problemele, defecțiunile cauzate de pagina Facebook.

ACTIVITATEA DE PRELUCRARE A DATELOR

8. În cazul în care produsele nu sunt livrate de agenții noștri de vânzare, sau nu sunt preluate personal de client, livrarea se face prin firme de curierat. Din această cauză câteva date cu caracter personal vor fi predate către aceste firme. Aceste date pot fi următoarele: adresa de livrare, adresa de e-mail și nr. de telefon. Firmele de curierat și poșta, cu care sunt semnate contracte comerciale, sunt firme în cadrul comunității, care corespund normelor UE și cu privire la securitatea datelor cu caracter personal. De aceea, securitatea datelor cu caracter personal este în siguranță. Declarăm că, pe parcursul prelucrării datelor nu creăm profile, prelucrarea datelor nu o să fie automat și nu o să luăm decizii pe baza datelor colectate. Firma noastră colectează date cu caracter personal cu scopul și conform celor enumerate în acest regulament.

MĂSURI DE SECURITATE A DATELOR

9. Datele noastre sunt stocate și protejate împotriva distrugerii, pierderii, modificării și împotriva accesului ilegal, prin mijloace tehnologice noi și accesibile pentru firmele mici și mijlocii. Sistemul nostru informatic este protejat cu programe împotriva virușilor și cu firewall-uri. Datele cu caracter personal, înregistrate la firma noastră sunt tratate confidențial, personalul are obligația de confidențialitate. Acces la datele cu caracter personal al personalului au numai salariații cu acest drept.

10. Se consideră incident de securitate a datelor distrugerea, pierderea, modificarea, accesarea ilegală a datelor. Tot incident ar putea fi pierderea laptopului, tabletului sau telefonului aflat în proprietatea firmei, aruncarea, trimiterea sau copierea statului de plată și al diferitelor analize financiare, spargerea rețelei, atacul virușilor. Trebuie de făcut tot ce se poate pentru a proteja datele împotriva incidentelor. Salariații, dacă observă vreun incident împotriva securității datelor sau ceva similar, sunt obligați să raporteze conducerii firmei. Incidentele de securitate a datelor sau deficiențele de securitate pot fi semnalate de oricine la nr. de telefon central sau prin e-mail. Incidentele reclamate vor fi examinate imediat cu ajutorul salariaților și cu ajutorul firmelor partenere (Antreprenor servicii informatice contractat). Vor fi verificate dacă datele cu caracter personal sunt afectate și dacă sunt, proprietarii lor vor fi anunțați. Prejudiciul cauzat va fi rezolvat în cel mai scurt timp posibil.

DREPTURILE PERSOANEI AFECTATE

11. Persoanele desemnate mai sus au dreptul să primească informații, în prealabil, despre utilizarea datelor lor cu caracter personal. Persoanele afectate pot cere în scris prin e-mail la adresa office@szintetika.hu sau prin poștă informații despre datele cu caracter personal care sunt utilizate. Tot prin această cale pot cere și ștergerea, actualizarea sau restricționarea datelor. Conform secț.5 art.23, drepturile și obligațiile prevăzute de această reglementare pot fi restricționate de normele legale ale uniunii sau ale statelor membre.

TRATAREA CERERILOR REFERITOARE LA UTILIZAREA DATELOR

12. Despre rezolvarea cererilor referitoare la utilizarea datele cu caracter personal, persoanele implicate vor fi anunțați în termen de o lună. Luând în considerare complexitatea și multiplitatea măsurilor luate, rezolvarea cererilor poate fi prelungit cu 2 luni despre care clientul va fi informat în termenul de o lună. Conform reglementărilor, rezolvarea cererilor va fi fără plată. În cazul în care cererea se consideră nefondată, exagerată sau se repetă de foarte multe ori, cererea poate fi refuzată sau taxată cu 10.000 Ft. În cazul în care sunt îndoieli cu privire la identitatea persoanei care a depus cererea, vor fi solicitate în plus mai multe date.


INFORMARE PRIVIND STOCAREA DATELORSzintetika Kft.office@szintetika.hu+36 96 618 200