NAVODILA ZA VAROVANJE PODATKOV

SPLOŠNE DOLOČBE

Ta navodila za varovanje podatkov obveščajo o procesu varovanja podatkov podjetja Szintetika Kft. (reg.št. 08-09-002364, s sedežem: HU-9023 Győr, Mészáros L. u. 5.; davčna številka: 10671478-2-08), ki je zasnovan na osnovi določil o varovanju osebnih podatkov tako, da ustreza Uredbi (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov (v nadaljevanju: Določila) in regulative št. CXII / 2011 (v nadaljevanju: Infotv.) glede pravice do autonomnega in svobodnega obveščanja.

Namen tega dokumenta je, da fizične osebe, ki so v stiku z našim podjetjem, obvestimo o upravljanju z njihovimi osebnimi podatki ter seznanimo z našimi internimi pravili in določili. Ta navodila so javno objavljena na uradni spletni strani podjetja (gdpr.szintetikapartner.hu)
Ta dokument se nanaša tudi na samostojne podjetnike in samozaposlene kot fizične osebe, zato je veljaven tudi za njih. Torej, dokument se ne nanaša in ne velja za pravne osebe in njihove podatke.

ČIGAVE PODATKE UPRAVLJAMO?

1.Kontaktne podatke predstavnikov (fizičnih oseb) pravnih oseb, ki so naši partnerji, stranke, prevozniki:

• Obravnavani osebni podatki: ime fizične osebe, delovno mesto, telefonska številka, e-mail naslov, online identifikacija (npr. za dostop do portal Szintetikapartner.hu)
• Podlaga za upravljanje osebnih podatkov: poslovno razmerje in kontakt našega podjetja Szintetika Kft.s poslovnim partnerjem pravno osebo
• Pravna osnova za upravljanje z osebnimi podatki: pogodba na spletni strani ali v papirni obliki (dodatek št.1), sklenjena ob registraciji novega partnerja in podpisana s strani partnerja, po tem, ko ga je zaposleni podjetja Szintetika Kft. Seznanil s temi določili. Vse pogodbe morajo biti hranjene toliko časa, dokler so hranjeni tudi osebni podatki.
• Dostop do osebnih podatkov imajo zaposleni podjetja Szintetika: v oddelkih logistike, prodaje, nabave, računovodstva. Upravljanje z osebnimi podatki je v vsakem primeru povezano s pravicami omenjenih zaposlenih do informacijskega sistema podjetja – v okviru the uporabniških pravic je določeno, kdo ima dostop do katerih podatkov.
• Na primer: zaposleni v nabavnem oddelku, ne more imeti dostopa do osebnih podatkov kontaktnih oseb v poslovnem partnerju kupcu. Dostop do teh podatkov imajo samo zaposleni v prodajnem oddelku.
• Čas hranjenja osebnih podatkov: dokler je poslovni partner tudi aktiven partner podjetja Szintetika Kft in še 3 leta po zadnjem poslovnem dogodku med njima.

2.Kontaktne podatke in tiste podatke predstavnikov (fizičnih oseb) pravnih oseb, ki so naši partnerji, stranke, prevozniki, ki so potrebni, da Szintetika Kft. Lahko procesira ali sprejme dokumente, kot so računi, dobropisi ali katerikoli drugi komercialni dokumenti.

• Obravnavani osebni podatki: ime fizične osebe, davčna številka, registrska številka-EMŠO, matična številka samostojnega podjetnika, številka osebnega dokumenta, naslov, sedež podjetnika, telefonska številka, e-mail naslov, spletna stran, številka bančnega računa, online identifikacija (npr. za dostop do portala Szintetikapartner.hu)
• Podlaga za upravljanje z osebnimi podatki: Poslovni kontakt podjetja Szintetika Kft. in sodelovanja s fizično osebo, zagotavljanje pravilne vsebine za račun glede na določila o pripravi računov in skladno z davnčnimi in računovodskimi predpisi.
• Pravna osnova za upravljanje z osebnimi podatki: računovodski pradpisi, predpisi o DDV in dohodnini, so osnova za pridobivanje in upravljanje z določenimi podatki na računih. Katerikoli drugi ppodatki razgen zgoraj navedenih, morajo biti posebej dogovorjeni na spletni strani ali v papirni obliki (dodatek št.2), sklenjeni ob registraciji novega partnerja in podpisana s strani partnerja, po tem, ko ga je zaposleni podjetja Szintetika Kft. Seznanil s temi določili. Vse pogodbe morajo biti hranjene toliko časa, dokler so hranjeni tudi osebni podatki. 
• Dostop do osebnih podatkov imajo zaposleni podjetja Szintetika: v oddelkih logistike, prodaje, nabave, računovodstva. Upravljanje z osebnimi podatki je v vsakem primeru povezano s pravicami omenjenih zaposlenih do informacijskega sistema podjetja – v okviru the uporabniških pravic je določeno, kdo ima dostop do katerih podatkov.
• Čas hranjenja osebnih podatkov: za podatke določene v računovodskih predpisih je čas 8 let o zadnjem poslovnem dogodku, za ostale osebne podatke v računovodskih dokumentih dokler je poslovni partner tudi aktiven partner podjetja Szintetika Kft in še 3 leta po zadnjem poslovnem dogodku med njima.

3.Hranimo življenjepise, prijave na razpisana prosta delovna mesta, osebne podakte vsebovane v naših zapiskih med pogovorom s posameznim kandidatom.

• Obravnavani osebni podatki so vsi podatki, ki jih prijavljeni kandidat pošlje v svojem življenjepisu ali jih pove med razgovorom.
• Podlaga za upravljanje z osebnimi podatki je obravnava in presoja o kandidatu ter sklenitev pogodbe o delu z izbranim kandidatom.
• Pravna osnova za upravljanje z osebnimi podatki: kandidat izrazi svoje soglasje s tem, ko pošlje prijavo z življenjepisom
• Dostop do osebnih podatkov: zaposleni pri podjetju Szintetika Kft, ki imajo pooblastilo za zaposlovanje in njihovi nadrejeni, sodelavci s področja obdelave podatkov in zaposleni v oddelku za kadre.
• Čas hranjenja osebnih podatkov: čas poskusne dobe izbranega kandidata. Če je po uspešno opravljeni poskusni dobi kandidat sprejet, mora za nadaljnje hranjenje osebnih podatkov podati soglasje takrat.

UPRAVLJANJE Z OSEBNIMI PODATKI V OKVIRU MARKETINŠKIH AKTIVNOSTI:

4.Občasno pripravljamo obvestila in novice z našimi popusti, novitetami in jih pošiljamo strankam, ki so se naročile, na e-mail ali po pošti. Pravna osnova za obveščanje je v vsakem primeru pisno ali elektronsko poslano soglasje partnerjev.

• Obravnavani osebni podatki so lahko: ime naslovnika, naslov in e-mail naslov.
• Podlaga za upravljanje z osebnimi podatki: pošiljanje obvestil in novic.
• Pravna osnova za upravljanje z osebnimi podatki: pisno soglasje partnerja, ki se naroči na obveščanje (dodatek št.4)
• Administrator osebnih podatkov in skupina zaposlenih, ki ima dostop do teh podatkov: zaposleni v oddelku za marketing (ki tudi odpošiljajo novice in obvestila)
• Čas hranjenja osebnih podatkov: dokler naše podjetje pripravlja novice in obvestila ali ko partner prekliče svoje naročilo na obveščanje. Preklic se lahko naredi preko e-maila ali po pošti.

5. Za naše maloprodajne partnerje uporabljamo B2B naročila v okviru našega informacijskega sistema. Ta spletni sistem vpisuje in izpisuje vse podatke iz našega osnovnega informacijskega sistema, tako da nimamo ločenega upravljanja podatkov za splet. Spletni sistem se lahko uporablja samo z geslom in izbranim uporabniškim nivojem, do podatkov lahko dostopajo samo zaposleni, ki imajo ustrezne pravice, navedene predhodno v točkah 1 in 2 teh navodil.

6. Za predstavitev in promocijo naše ekskluzivne kolekcije uporabljamo informativno spletno stran na domenah: www.interiart.hu in www.interiart.eu . Ta stran vsebuje podatke (naslove, e-nalsove in telefonske številke) naših partnerjev (fizičnih in pravnih oseb), ki imajo to našo celotno kolekcijo. Vsaka zainteresirana stranka ima dostop do teh podatkov.

• Obravnavani osebni podatkiso lahko: v primeru, ko je stranka fizična oseba: ime trgovine, naslov, e-mail in telefonska številka.
• Podlaga za upravljanje z osebnimi podatki: informiranje potencialnih strank o razpoložljivosti kolekcije v trgovinah.
• Pravna osnova za upravljanje z osebnimi podatki: pisno soglasje posamezne osebe, podano v običajno podpisani pogodbi, v točki III.3.
• Administrator osebnih podatkov in skupina zaposlenih, ki ima dostop do teh podatkov: oddelek za marketing in vsak, ki obišče zgoraj navedene spletne strani.
• Čas hranjenja osebnih podatkov: čas trajanja komercialne pogodbe med strankama.

7. Naše izdelke in storitve prav predstavljamo in promoviramo na naši strani www.facebook.com/interiart.hu. Za obiskovalce te strani veljajo določila o varstvu osebnih podatkov aplikacije Facebook. Posjetje Szintetika Kft. Ne upravlja osebnih podatkov, objavljenih s strani obiskovalcev te strani. Vprašanja in komentarji objavljeni na navedeni Facebook strani ne veljajo kot uradno poslana reklamacija. V primeru nedovoljenih ali žaljivih objav, imamo pravico izključiti posameznega člana te strani in izbrisati njegov komentar, brez kakršnega koli predhodnega vprašanja ali obveščanja.Ne prevzemamo nobene odgovornosti za žaljivo vsebino, ki jo objavijo uporabniki, ali za napake in pomanjkljivosti zaradi delovanja Facebooka.

AKTIVNOSTI UPRAVLJANJA Z OSEBNIMI PODATKI

8. Za izdelke, ki jih ne dostavljajo naši prodajni zastopniki ali izdelke, ki jih kupci osebno pravzamejo, moramo določene podatke izročiti našim partnerjem-dostavnim službam. Ti osebni podatki so lahko samo: naslov za dostavo, e-mail in telefonska številka. Zaščita osebnih podatkov je zagotovljena tako, da pogodbene dostavne službe tudi delujejo skladno z EU regulativo o zaščiti osebnih podatkov. Izjavljamo, da ne ustvarjamo profilov, ne opravljamo automatskega zajema osebnih podatkov ali  zbiranja podatkov za druge namene. Naše podjetje zbira osebne podatke zgolj za namene in na pravnih osnovah, navedenih v predhodnih točkah teh navodil.

UKREPI ZA ZAŠČITO OSEBNIH PODATKOV

9. Podatki so pri nas shranjeni in zaščiteni pred naključnim ali nezakonitim poškodovanje, izgubo, spremembo ali nedovoljenim dostopom, in sicer z zmogljivo sodobno tehnologijo, ki je običajno v uporabi in dosegljiva malim in srednje velikim podjetjem. Naš informacijski sistem je protivirusno zaščiten in ima požarni zid. Osebni podatki so v našem podjetju obravnavani kot zaupni podatki, naši zaposleni imajo obveznost varovanja zaupnih podatkov. Vsak zaposleni ima omejen dostop in pooblastilo za potreben nivo podatkov.

10. Incidenti v zvezi z zaščito osebnih podatkov, kot so naključne ali nedovoljene poškodbe podatkov, izguba, sprememba ali nedovoljen dostop do teh podatkov se lahko zgodijo. To so naprimer: izguba tabličnega računalnika ali telefona v lasti podjetja, izguba, nezakonita kopija, posredovanje dokumentov, ki vsebujejo plače ali drugih poročil, vdor v server ali interno omrežje, napad virusa. Storiti  moramo vse, kar je v naši moči, da se čim bolj zaščitimo pred takšnimi dogodki. Zaposleni morajo obvestiti vodstvo podjetja o vsakem znaku možnega incidenta v zvezi za zaščito osebnih podatkov, ali katerem koli dogodku, ki lahko pripelje do tega. Takšne incidente ali morebitne pomanjkljivosti lahko kdorkoli sporoči na centralno telefonsko številko podjetja ali e-mail nalsov. Incident, ki bo sporočen, bodo takoj obravnavali pooblaščeni zaposleni ali partnerji (npr. Pogodbeni informacijski servis podjetja). Ugotavljali bomo, ali so bili vključeni osebni podatki in če bo potrebno, bodo lastniki teh podatkovtakoj obveščeni. Poprava in vzpostavitev ustrezne varsnoti bo vzpostavljena v najkrajšem možnem času.

PRAVICE OŠKODOVANIH OSEB

11. V predhodno omenjenih primerih, imajo oškodovane osebe pravico dobiti navodila glede upravljanja njihovih osebnih podatkov. Lahko pošljejo pisni zahtevek na e-mail: office@szintetika.hu ali po pošti  in zahtevati informacije glede obravnave njihovih osebnih podatkov, ali na enak način zahtevati izbris, popravek ali omejitev teh podatkov. Pravice in obveznosti navedene v navodilih, lahko s pravnimi ukrepi omeji EU ali država članica, na način naveden v Uredbi, poglavje 5, člen 23. Prizadeta stranka ima pravico pritožbe na nadzorno institucijo.

OBRAVNAVA ZAHTEVKOV GLEDE OSEBNIH PODATKOV

12.    O ukrepih, sprejetih na podlagi zahtevka o ravnanju z osebnimi podatki prizadete stranke, mora stranka biti obveščena najkasnje v roku 1 meseca. Glede na zahtevnost ali število prejetih zahtevkov, se lahko obdelava zahtevka podaljša še za 2 meseca. Prizadeta stranka bo o tem obveščena v prvem mesecu. Ukrepi so brezplačni, kot je navedeno v uredbi. Če je zahtevek popolnoma neosnovan, ali prekomerno velikokrat ponovljen, bomo zaračunali nadomestilo v višini 10.000 HUF, z obrazložitvijo razloga za to.

Če bomo imeli pomisleke glede identitete, ki bo zahtevek podala, imamo pravico zahtevati nadaljnje informacije za osebno identifikacijo.