Szintetika Kft.
ADATKEZLÉSI TÁJÉKOZTATÓ
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
Jelen adatkezelési tájékoztató a Szintetika Kft. (cégjegyzékszám: 08-09-002364, székhely: 9023 Győr, Mészáros L. u. 5.; adószám: 10671478-2-08) adatkezelési tevékenységéről ad tájékoztatást a cég adatkezelési szabályzata alapján úgy, hogy a cég megfeleljen az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendeletének - a természetes személyek személyes adatainak kezelése tekintetében történő védelméről (a továbbiakban Rendelet) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (a továbbiakban: Infotv.)
Jelen tájékoztató célja, hogy információt nyújtson a céggel kapcsolatban álló természetes személyeknek a velük kapcsolatos személyes adatok kezeléséről, a cég erre vonatkozó belső szabályairól, intézkedéseiről. A tájékoztató nyilvánosan elérhető a cég honlapján (gdpr.szintetikapartner.hu)
A szabályzat az egyéni vállalkozókat, egyéni cégeket természetes személyként tekinti, így rájuk is vonatkozik. Nem vonatkozik viszont jogi személyekre és az ő adataikra.
KINEK AZ ADATAIT KEZELJÜK?
1. Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai:
- A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, beosztása, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója (pl.: szintetikapartner.hu).
- A személyes adatok kezelésének célja: a Szintetika Kft. jogi személy partnerével kötött ügyletek teljesítéséhez kapcsolódó üzleti kapcsolattartás.
- A személyes adatok kezelésének jogalapja: az érintett webes felületen vagy írásban történő hozzájárulása (1. számú melléklet), melyet a partner rögzítésekor Szintetika Kft. munkatársa elkészít és aláirat, miután a szabályzatban foglaltakat ismertette. A nyilatkozatokat az adatok tárolásának időtartama alatt meg kell őrizni.
- A személyes adatok kezelői, munkavállalók köre, aki az adatokhoz hozzáférhet: a Szintetika Kft. Logisztikai, Értékesítői, Beszerzői, Számviteli osztálya. A vállalatirányítási rendszerben minden esetben felhasználói jogkörökhöz van kötve, hogy az adott partner mely adatait mely, a fenti csoportba tartozó dolgozó láthatja. Nem láthatja például egy nagykereskedelmi partner cég kapcsolattartójának személyes adatait egy beszerző, csak azok a dolgozók, akiknek az adott partner rendeléseivel feladata van.
- A személyes adatok tárolásának időtartama: amíg az üzleti partner aktív partnere a Szintetika Kft-nek, az utolsó ügyletet követő 3 év.
2. Természetes személy ügyfelek, vevők, szállítók elérhetőségei és azon adatai, amelyek törvényileg előírtan szükségesek ahhoz, hogy az adott ügyfél részére Szintetika Kft. Számlát, jóváírást, egyéb kereskedelemmel összefüggő okiratot bocsásson ki vagy fogadjon be.
- A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, adószáma, adóazonosító jele, vállalkozói igazolvány száma, személyi igazolvány száma, lakcíme, székhely, telephely címe, telefonszáma, e-mail címe, honlap-címe, bankszámlaszáma, online azonosítója (pl.: szintetikapartner.hu).
- A személyes adatok kezelésének célja: a Szintetika Kft. természetes személy partnerével kötött ügyletek teljesítéséhez kapcsolódó üzleti kapcsolattartás, a számlázás rendje szerint előírt bizonylatok adat tartalmának biztosítása, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából.
- A személyes adatok kezelésének jogalapja: a Számviteli-, az ÁFA- és a Személyi jövedelemadóról szóló törvény előírja bizonyos adatok kötelező számlán való feltüntetését, kezelését, ezeken az adatokon felül az érintett webes felületen vagy írásban történő hozzájárulása (2. számú melléklet), melyet a partner rögzítésekor Szintetika Kft. munkatársa elkészít és aláirat, miután a szabályzatban foglaltakat ismertette. A nyilatkozatokat az adatok tárolásának időtartama alatt meg kell őrizni.
- A személyes adatok kezelői, munkavállalók köre, aki az adatokhoz hozzáférhet: a Szintetika Kft. Logisztikai, Értékesítői, Beszerzői, Számviteli csapata. A vállalatirányítási rendszerben minden esetben felhasználói jogkörökhöz van kötve, hogy az adott partner mely adatait mely, a fenti csoportba tartozó dolgozó láthatja. Nem láthatja például egy nagykereskedelmi partner cég kapcsolattartójának személyes adatait egy beszerző, csak azok a dolgozók, akiknek az adott partner rendeléseivel feladata van.
- A személyes adatok tárolásának időtartama: a Számviteli törvényben előírt adatokra az utolsó ügylet számlázását követő 8 év, egyéb fent feltüntetett személyes adatok esetén amíg az üzleti partner aktív partnere a Szintetika Kft-nek. Az utolsó vásárlást követő 3 év.
3. Állásra jelentkezők pályázatát, önéletrajzát, a benne szereplő személyes adatokkal, az interjú során készült munkáltatói feljegyzéseket a felvételi folyamat során kezeljük.
- A kezelhető személyes adatok köre minden adat, amit a jelentkező önéletrajzában számunkra önkéntesen elküld, amit az interjú során önkéntesen elmond.
- A személyes adatok kezelésének célja a jelentkező elbírálása. A nyertes pályázóval munkaszerződés kötése.
- A személyes adatok kezelésének jogalapja: a jelentkező hozzájárulása, melyet a pályázat lefolytatása alatt az önéletrajz elküldésével ad meg.
- A személyes adatok kezelői, munkavállalók köre, aki az adatokhoz hozzáférhet: a munkáltatói jogok gyakorlására jogosult személy, a pályázott munkakör kijelölt vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
- A személyes adatok tárolásának időtartama: a pályázat lezárásával kiválasztott nyertes próbaidejének lejárata. Amennyiben ennél tovább kívánjuk megőrizni a pályázó személyes adatait, úgy pályázó hozzájárulását kérjük.
MARKETING TEVÉKENYSÉGEKHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS
4. Rendszeres akcióinkról, céges hírekről hírlevelet készítünk, melyet a hírlevélre jelentkezett partnereknek e-mailben vagy postai úton küldünk ki. A hírlevelet nagykereskedő partnereinknek küldjük ki, melynek jogalapja mindenképpen a partner írásos vagy elektronikus úton történő hozzájárulása.
- A kezelhető személyes adatok köre: címzett neve, címe, e-mail címe.
- A személyes adatok kezelésének célja: hírlevél küldése.
- A személyes adatok kezelésének jogalapja: a jelentkező írásbeli hozzájárulása (4. számú melléklet).
- A személyes adatok kezelői, munkavállalók köre, aki az adatokhoz hozzáférhet: a cég marketinges munkatársai, illetve aki a hírlevelet postázza.
- A személyes adatok tárolásának időtartama: amíg cégünk hírlevelet készít, vagy ameddig a hírlevélre feliratkozott partner feliratkozását nem törli. A törlést e-mailes vagy postai úton kezdeményezheti.
5. Viszonteladóknak partnereink számára B2B rendelési- és információs rendszert tartunk fenn. A webes rendszer minden adatot a cég integrált vállalatirányítási rendszeréből importál és oda exportál, így a webes rendszeren külön adatok kezelése nem történik. A webes rendszer használata jelszóhoz kötött és jogszintekkel szabályozott, így a partneradatokhoz csak az férhet hozzá, akinek az 1. és 2. pont szerint a cégen belül joga van.
6. Exkluzív kollekciónk bemutatására és népszerűsítésére a www.interiart.hu és www.interiart.eu domaineken informatív weboldalt tartunk fenn. A weboldalon a teljes kollekciót tartó partnereink (jogi- vagy természetes személyek) elérhetőségei (cím, e-mail cím, telefonszám) nyilvánosan elérhetők az érdeklődők számára.
- A kezelhető személyes adatok köre: Természetes személy partner esetén üzlet neve, címe, e-mail címe, telefonszáma.
- A személyes adatok kezelésének célja: Lehetséges érdeklődők tájékoztatása az üzletek elérhetőségéről.
- A személyes adatok kezelésének jogalapja: az érintett írásbeli hozzájárulása, amelyet a velünk kötött kereskedelmi szerződés III. 3. pontjában adott meg.
- A személyes adatok kezelői, munkavállalók köre, aki az adatokhoz hozzáférhet: a megadott adatokat a marketing osztály munkatársai kezelhetik, hozzáférhetnek a www.interiart.hu és www.interiart.eu oldal látogatói.
- A személyes adatok tárolásának időtartama: amíg a kereskedelmi szerződés hatályban van.
7. A termékeink, szolgáltatásaink bemutatását és népszerűsítését a www.facebook.com/interiart.hu oldalunkon is végezzük.
A fenti Facebook oldal látogatóira a Facebook adatvédelmi- és szolgáltatási feltételei irányadóak. A látogatók által közzétett személyes adatokat nem kezeljük. A Facebook oldalon feltett kérdés vagy hozzászólás nem minősül hivatalosan benyújtott panasznak. Jogellenes vagy sértő tartalom publikálása esetén az érintettet a tagok közül kérdés nélkül kizárhatjuk, a hozzászólást törölhetjük. A felhasználók által publikált, jogszabályokat sértő adattartalmakért, illetve a Facebook működéséből adódó hibákért üzemzavarokért felelősséget nem vállalunk.
ADATFELDOLGOZÓI TEVÉKENYSÉG
8. Amennyiben termékeink kiszállítását nem üzletkötőnk végzi vagy termékünket nem személyesen veszi át, úgy postai- vagy futárszolgálati szolgáltatás igénybevételéhez bizonyos személyes adatokat átadunk a futárszolgálatnak. A személyes adatok köre nem lehet más, mint a szállítási cím, e-mail cím és a telefonszám. Szerződött postai- és futárszolgáltatók olyan közösségen belüli vállalatok, amelyek megfelelnek az Európai Uniós jogszabályoknak az adatvédelmet illetően is, így biztosított a személyes adatok védelme.
Nyilatkozunk, hogy adatfeldolgozás során nem végzünk profilalkotást, sem automatikus adatfeldolgozást, illetve döntéshozatalt a gyűjtött adatok alapján. Cégünk csak a jelen szabályzatban foglalt célokkal és szabályok szerint gyűjt személyes adatokat.
ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
9. Adatainkat a kis- és középvállalkozások által elérhető és megfizethető, mai technológiák szerint kiváló eszközökkel tároljuk és védjük a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, jogosulatlan hozzáférés ellen. Informatikai rendszerünket vírus védelemmel és tűzfallal védjük. A cégünknél nyilvántartott személyes adatokat bizalmas adatként kezeljük, munkavállalóinknak azokra vonatkozóan titoktartási kötelezettsége van. A munkavállalók által elérhető személyes adatok köre jogosultsági szintekhez korlátozva van.
10. Adatvédelmi incidens, a kezelt adat/ok véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, jogosulatlan hozzáférés történik. Ilyen lehet céges laptop, tablet vagy telefon elvesztése, béres papírok, forgalmi vagy egyéb kimutatások egyszerű kidobása, illetéktelen másolása, továbbítása, szerver vagy hálózat feltörése, vírustámadás.
Mindent meg kell tenni az incidensek megelőzése érdekében. A munkavállalók kötelesek jelenteni a cégvezetésnek, ha adatvédelmi incidenst, vagy bármilyen arra utaló eseményt észlelnek. Adatvédelmi incidenst vagy biztonsági gyengeségeket a cég központi telefonszámán vagy e-mail címen bárki jelezhet.
A jelentett biztonsági incidens bejelentését azonnal vizsgálni kezdjük az illetékes munkavállalók, partnercégek (pl. Informatikai szolgáltatásokat nyújtó szerződött vállalkozó) bevonásával. Megvizsgáljuk, hogy személyes adatok érintettek-e, ha igen a személyes adatok tulajdonosait értesítjük. A lehető legrövidebb határidővel megkezdjük a károk helyreállítását.
AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
11. A fentiekben meghatározott érintetteknek joga van előzetesen tájékoztatást kapni a személyes adatainak kezeléséről. Az érintett írásban az office@szintetika.hu e-mailen vagy levélben kérhet tájékoztatást azzal kapcsolatosan, hogy mely személyes adatait kezeljük, ugyan ezen úton kérheti a személyes adatok törlését, aktualizálását vagy korlátozását is.
A rendeletben meghatározott jogokat és kötelezettségeket uniós vagy tagállami jogi intézkedések korlátozhatják a Rendelet 5. szakaszának 23. cikkében foglaltak szerint.
Érintettnek joga van a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez.
ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS KÉRELMEK KEZELÉSE
12. Az érintettek személyes adatainak kezelésével kapcsolatos kérelmek intézkedéseiről 1 hónapon belül tájékoztatjuk az érintettet. Az intézkedések bonyolultsága és számossága figyelembevételével az ügyintézés további 2 hónappal meghosszabbítható, amelyről az érintettet az egy hónapos határidőn belül tájékoztatjuk. Az intézkedéseket a Rendelet szabályozása szerint díjmentesen végezzük. Ha azonban a kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy az ügyintézést az okok részletezése mellett megtagadhatjuk vagy egyösszegű 10.000 Ft-os ügyintézési díjat számíthatunk fel.
Amennyiben a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban kétségeink merülnek fel, úgy az érintett személyazonosságának megerősítéséhez további információk nyújtását kérhetjük.